Betriebliches Gesundheitsmanagement bedeutet mehr, als einmal die Woche gemeinsam Morgengymnastik zu betreiben. Wo die Knackpunkte für Unternehmen liegen, die ihre Absenzen im Griff behalten möchten, welche Massnahmen ineinandergreifen müssen und wie man schon in der Rekrutierung Prävention betreibt, erläutert Bruno Pirotta im Gespräch mit Blickpunkt:KMU.

Was genau gehört zum Betrieblichen Gesundheitsmanagement?

Im Interview: Bruno Pirotta

B. Pirotta: Betriebliches Gesundheitsmanagement ist ein weit reichender Begriff, unter welchem viele Aktivitäten erfasst sind. So lassen sich beispielsweise ein Gesundheitstag, Gymnastik oder Entspannungsübungen am Arbeitsplatz, Gestaltung eines ergonomischen Arbeitsplatzes oder auch Informationen und Fachvorträge eines Ernährungsberaters ebenfalls zum Betrieblichen Gesundheitsmanagement zählen. Unsere Definition von einem Betrieblichen Gesundheitsmanagement setzt an einem anderen Punkt an. Wir sehen die Führungskraft als Schlüssel zum Erfolg, den es im Absenzprozess zu aktivieren gilt. Gerade zum Betrieblichen Gesundheitsmanagement gehören eine ganze Palette von Massnahmen, die in der Frühphase «Prävention » ergriffen oder umgesetzt werden können. Wir sind überzeugt, dass Führungskräfte, die auf die Thematik sensibilisiert und geschult werden, später die besten Voraussetzungen haben, um sich in schwierigen Situationen richtig zu verhalten. Sie lernen dabei Impulse und Strömungen aufzunehmen und Probleme ihrer Mitarbeitenden frühzeitig zu erkennen. Sie werden in der Lage sein zu erkennen, wenn ein Mitarbeiter das Leistungspotential bei weitem überschritten hat, so dass sich eine Absenz unweigerlich infolge Überarbeitung und Stressfaktoren abzeichnet. Es ist unserer Meinung nach eine Führungsaufgabe, dies zu erkennen und entsprechend zu intervenieren. Die eingangs genannten Massnahmen, wie gemeinsame Bewegungstherapie am Morgen, werden ohnehin in den meisten Fällen nach anfänglicher Begeisterung wieder nachlassen.

Leistungsfähigkeit erhalten

Neben der Prävention sind Betreuung und Wiedereingliederung zentrale Elemente. Was gibt es für Führungskräfte im diesem Zusammenhang zu wissen?

B. Pirotta: Die Unternehmen haben den Schlüssel zu einer wirksamen Absenzprävention selbst in der Hand und können dadurch Kosten sparen! Ein auf langfristigen Erfolg angelegtes Gesundheitsmanagement ist in jedem Fall der stärkste Vitaminschub und die beste Medizin gegen Absenzen im Betrieb und hilft die Absenzquote in den Betrieben markant zu senken. Ziel des Betrieblichen Gesundheitsmanagements ist es, die Mitarbeitenden gesund und leistungsfähig zu erhalten und dadurch Absenzen zu verhindern. Dies kann nur erreicht werden, wenn sich alle um ein gutes Arbeitsklima bemühen. Wer Arbeitsausfälle effizient und nachhaltig beeinflussen will, wird gleichzeitig in drei Phasen aktiv. In der ersten Phase steht die Prävention, also vor der eigentlichen Absenz gefolgt von der Betreuungsphase während – bis hin zur Wiedereingliederung nach erfolgter Absenz. Dieses Absenzmanagementmodell steht allen Unternehmen zur Verfügung und kann je nach Bedarf auf den jeweiligen Betrieb individuell abgestimmt werden.

Wo setzt die Prävention an?

B. Pirotta: Die Prävention beginnt schon im Rekrutierungsprozess, in dessen Verlauf es herauszufinden gilt, welcher Bewerber anfällig für Absenzen sein könnte. Bei der Befragung von Kandidaten gibt es gesetzliche Grenzen, die respektiert werden müssen. Deswegen muss man lernen, genau hinzuhören. Ein Beispiel: Wenn ein Bewerber im Gespräch über seine privaten Hobbys sagt, dass er in einer Band spielt und jeden Morgen bis vier Uhr früh im Probelokal seine Zeit verbringt, die Arbeitszeit aber um halb acht beginnt, würden wir das alle als Gefahrenpotential für mögliche Absenzen erkennen. So offensichtlich gestaltet sich ein Rekrutierungsprozess allerdings selten. Genau aus diesem Grund sind hier besondere Fähigkeiten gefragt. Darüber hinaus geht es in der Prävention auch darum zu wissen, wie man betriebswirtschaftlich betrachtet mit Absenzen umzugehen hat, wie sie zu beurteilen sind und welche Massnahmen zur Verfügung stehen.

Ein Vitaminschub für das Management kann helfen erfolgreich Absenzen zu minimieren. Damit lassen sich die wichtigsten Grundsätze erkennen, wie Mitarbeitende gesund bleiben. Das Vermeiden und Verhindern von Absenzen ist Managementaufgabe. Mit einem gesunden Führungsstil kann jede Führungsperson das Absenzverhalten der Mitarbeitenden positiv beeinflussen. Bei mangelhafter Führungs- und Unternehmungskultur hingegen leidet die Gesundheit der Mitarbeitenden.

Was gilt es bei der Betreuung zu beachten?

B. Pirotta: Hier gilt das Motto «Keep in touch». Dabei muss man zuerst begreifen, welche Bedeutung jedes einzelne Team-Mitglied hat und dass ein Ausfall sofort viele Abläufe durcheinanderbringt. Wie begleitet die Führungsperson mit ihrem Team Mitarbeitende, die längere Zeit ausfallen? Die Führungskraft hat die Verantwortung, sich sowohl um die abwesenden als auch um die verbleibenden Mitarbeitenden zu kümmern. Denn nur in einem gut funktionierenden Team und mit gegenseitiger Hilfe kann eine längere Absenz bewältigt werden. Die Führungsperson hat es in der Hand, dass erkrankte Mitarbeitende den Anschluss nicht verlieren und nach längerer Abwesenheit erfolgreich wieder in den Berufsalltag einsteigen können. Es gilt, das Team als funktionierendes Netzwerk zu etablieren.

Wertschätzung demonstrieren

Und worauf ist bei der Wiedereingliederung Wert zu legen?

B. Pirotta: Wann wurde das letzte Mal nach Abwesenheit eines Mitarbeitenden ein Rückkehrgespräch durch die Führungsperson geführt? Viele Ursachen von Absenzen stehen in einem direkten Zusammenhang mit der jeweiligen betrieblichen Situation. Kompetente Rückkehrgespräche helfen bei der Verbesserung des Führungsverhaltens und reduzieren die Absenzquote in den Unternehmen. Das Rückkehrgespräch erleichtert den zurückkehrenden Mitarbeitenden die Arbeitsaufnahme, indem über verpasste Ereignisse informiert wird. Es klärt auf, ob die Absenz mit der Arbeitssituation der betroffenen Mitarbeitenden in Verbindung steht und in Zukunft durch geeignete Massnahmen vermieden werden kann. Es zeigt den zurückkehrenden Mitarbeitenden, dass sich die Führungsperson um sie kümmert.

Wie können Führungskräfte lang abwesende Mitarbeitende erfolgreich und nachhaltig wieder in den Betrieb integrieren?

B. Pirotta: Die Rückkehr an den Arbeitsplatz nach längerer Abwesenheit ist für erkrankte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ein wichtiger Meilenstein bei ihrer Genesung. Oft entscheidet sich an diesem Punkt der weitere Verlauf. Deshalb sollte der Wiedereinstieg von Mitarbeitenden nicht dem Zufall überlassen werden. Dazu braucht es Planung, Einfühlungsvermögen und eine klare Definition der Erwartungen beider Seiten. Bei einer sehr langen Absenz wird ein Gespräch nicht genügen. Je nachdem, für welchen Zeitraum jemand gefehlt hat, kann sich am Arbeitsplatz und in der Unternehmung so viel verändert haben, dass dies zu einer völligen Überforderung und oft direkt zur nächsten Absenz führt. In diesen Fällen sollte man gemeinsam einen Arbeits- und Vorgehensplan definieren, Ziele vereinbaren und den Weg zur Wiedereingliederung vorzeichnen. Wir sprechen gerne vom «roten Teppich», den man ausrollt.

«BGM verkaufen»

Zur Prävention gehört auch die Verhaltensprävention – also beispielsweise eine möglichst gesunde Ernährung als Vorbeugung. Wie «verkauft» man Mitarbeitern Empfehlungen bezüglich ihrer Ernährung, ohne dass dies als unangenehmes Eindringen ins Privatleben empfunden wird?

B. Pirotta: Hier ist ohne Zweifel Psychologie gefragt. Zum Beispiel kann die Führungskraft gleich zu Beginn eines solchen Gesprächs die Situation so entschärfen, indem sie erklärt überzeugt zu sein, dass jede Person im Raum sich prinzipiell gesund ernährt, und dass jetzt nur ein paar zusätzlich Tipps und die neusten Erkenntnisse folgen, wie sich dies noch optimieren liesse. So verschwindet der Befehlscharakter und niemand wird sich schon durch das Thema allein angegriffen fühlen.

Wenn eine Führungskraft eine entsprechende Schulung mitgemacht hat – wie setzt sie das neue Know-how im Betrieb um?

B. Pirotta: Die Führungsperson setzt sich mit dem Team zusammen, spricht das Thema Absenzen an und macht eine Bestandsaufnahme. Anschliessend werden mit dem Erlernten aus den Schulungen gemeinsam mit den Team-Mitgliedern diverse Punkte festgelegt, wie künftig mit dem Thema umgegangen wird oder Massnahmen umgesetzt werden. Rückkehrgespräche beispielsweise müssen gar nicht gross ankündigt werden, sondern man beginnt einfach damit.

Bleiben wir doch kurz bei den Rückkehrgesprächen: Ab welcher Abwesenheitsdauer empfehlen Sie, ein solches Gespräch zu führen?

B. Pirotta: Wir empfehlen dies grundsätzlich nach jeder Absenz. So erkennt der Mitarbeiter, dass seine Absenz überhaupt jemandem aufgefallen ist – er also einen Wert für die Firma hat –, und man kann sich ein Bild davon machen, ob vielleicht weitergehende Gründe vorliegen, wie Mobbing, Probleme mit einem Vorgesetzten, oder auch private Probleme. Vielfach sind Probleme am Arbeitsplatz verknüpft mit Problemen im privaten Bereich. Vor allem sollte man sich vor Augen führen, dass gerade die Kurzabsenzen ein genaueres Augenmerk durch die Führungsperson verdienen. Wenn jemand beispielsweise jeden zweiten Montag über eine längere Beobachtungsperiode fehlt, ist ein Gespräch darüber sicher angebracht. Anders verhält es sich mit dem roten Teppich, den ich vorher angesprochen habe: Eine Wiedereingliederung erfolgt erst ab mehreren Monaten der Abwesenheit und dabei sind tiefer greifende Gespräche notwendig.

Zahlen sprechen für sich

Wie misst man den Erfolg des Betrieblichen Gesundheitsmanagements?

B. Pirotta: Wenn es nur um die Absenzen geht, lässt sich das recht einfach berechnen: Ein Unternehmen hat eine Lohnausfallversicherung, die ab einer gewissen Wartefrist Leistungen erbringt. Ist die Schadenquote überproportional hoch ausgefallen, wird es für die Krankentaggeldversicherung unumgänglich sein, eine Vertragssanierung vorzunehmen. Aus Sicht der Unternehmung sieht es ähnlich aus. Die Aufwendungen während der Wartefrist der Krankentaggeldversicherung gehen vollumfänglich zu Lasten der Unternehmung. Berechnet man nun einen durchschnittlichen Tagesansatz für Mitarbeiterabsenzen von 750 Franken für direkte und indirekte Lohnkosten, multipliziert das mit der Anzahl Fehltage der Mitarbeitenden, so ergeben sich gewaltige Zahlen. Als Beispiel: Eine Firma mit 400 Mitarbeitenden hat eine Absenzquote von 6,7 Prozent, somit fehlen rund 27 Mitarbeitende. Nimmt man eine durchschnittliche Ausfallsdauer von 9 Tagen pro Mitarbeiter als Berechnungsgrundlage, ergibt das einen Betrag von über 182‘000 Franken, welche die Unternehmung in der Wartefrist der Krankentaggeldversicherung aus eigener Kasse aufwenden muss.

Wenn wir von mehr Produktivität zufriedener Mitarbeiter sprechen, lässt sich kaum mit exakt messbaren Kriterien arbeiten. Wichtigster Ansatzpunkt in diesem Fall ist, dass der Mitarbeitende wieder gesund an seinem Arbeitsplatz seine Tätigkeit verrichtet. Es freut uns sehr, wenn jemand nach seiner Rückkehr an den Arbeitsplatz sagt: «Ich wurde gut und optimal durch SIZ Care betreut, vielen Dank!»

Gibt es unterschiedliche Betreuungsansätze zwischen schwerer körperlicher Arbeit oder psychischem Stress im Büroalltag – Wo setzt das Betriebliche Gesundheitsmanagement eher an?

B. Pirotta: Wir sind sowohl auf der psychischen als auch auf der physischen Seite zuhause. Letztendlich hängt es vom jeweiligen Umfeld ab – Produktionsbetriebe haben in der Regel eher körperliche Probleme, während wir in Dienstleistungsbetrieben eher auf innerbetriebliche Verhaltensweisen treffen. Reagieren muss man in beiden Fällen.

Herr Pirotta, herzlichen Dank für das spannende Gespräch! tw