Kosteneffizienz ist kein alleiniges Ziel in meiner Position als Geschäftsführer, sondern geht einher mit der angestrebten Konzentration auf wertschöpfende Personalarbeit. Wir sind ein Dienstleistungsbetrieb im Grossraum Zürich mit 95 Mitarbeitenden. Die Personalabteilung beschäftigt eine Vollzeitmitarbeitende und ist überlastet. Wie erreichen wir unser Ziel effizient, kosten- und qualitätsbewusst mit nachhaltigem Erfolg? Welche organisatorischen Massnahmen stehen uns zur Verfügung? Ist es allenfalls sinnvoll Personalarbeit auszulagern?

Das operative Tagesgeschäft ist das Fundament der Personalarbeit. Wenn es nicht mehr termin-, qualitäts- und fachgerecht abgewickelt werden kann, belastet es die Kapazitäten des Linienmanagements. Der punktuelle Beizug von externer Kapazität ist meist kostengünstiger als eine permanente Erhöhung der Stellenprozente. HR-Outsourcing wird als ein strategischer Ansatz unter anderen verstanden, um die zentrale Herausforderung «Mehr Wertschöpfung mit weniger Ressourcen» zu bewältigen. Allerdings ist es ausserordentlich wichtig, dass intern ebenfalls Know-how und eine Ansprechperson vorhanden sind. Die Auslagerung von HR-Dienstleistungen kann eine sinnvolle Ergänzung zur eigenen Unternehmensstruktur bilden, wenn die Chancen und Risiken seriös evaluiert werden: Stellt das externe Know-how eine interne Kernkompetenz dar? Sind die Werte und Ziele der Unternehmung thematisiert worden? Sind die Kommunikationsgrundsätze und –wege sowie die Schnittstellen klar definiert?

HR-Outsourcing kann für KMU eine Chance sein, die HR-Organisation effizienter zu gestalten, um mehr Zeit in HR-Tätigkeiten mit höherer Wertschöpfung zu investieren. Hauptgründe für das Outsourcing sind Kosteneinsparungen oder garantierte Servicequalität. Die eigene Organisation wird durch gezieltes Outsourcing schlanker und das Unternehmen kann sich auf sein Kerngeschäft konzentrieren. Dies bedeutet, dass Unternehmen mit durchdachter Outsourcing-Strategie beweglicher werden und sich somit auch wesentlich rascher auf neue Anforderungen der Märkte ausrichten können.

Unter diesem Blickwinkel ist es durchaus sinnvoll, HR-Prozesse an professionelle Dienstleistungsanbieter auszulagern, wobei eine seriöse Evaluation der einzukaufenden Dienstleistungen enorm wichtig ist. Unter anderen können folgende Bereiche/Prozesse für das Outsourcing in Betracht gezogen werden:

Lohnverarbeitung: KMU übergeben die Lohnverarbeitung vielfach extern, da die korrekte Abwicklung der Gehaltsabrechnung anforderungsreich ist.

HR-Projekte: Aufgaben des Tagesgeschäfts können oft wichtige HR-Projektarbeiten (u.a Reglemente, Zielvereinbarungsverfahren, Lohnsystem, Absenzmanagement etc.) verdrängen. Dies sind weitere Beispiele für eine erfolgreiche externe Zusammenarbeit.

Personaldossierverwaltung: Optionen für Outsourcing ergeben sich auch durch die Einführung neuer Technologien und Prozesse. Ein Beispiel dafür sind elektronische Personaldossiers. Nicht nur das Erfassen der vorhandenen Papierdossiers, sondern auch das dauerhafte Hosting kann externen Spezialisten übertragen werden.

Krisen/Konfliktmanagment: Im Krisen- und Konfliktmanagement wie auch bei internen Beförderungen kann die Neutralität eines externen Partners vorteilhaft sein.

Ihre Sandra Rechsteiner, ForeZone