Die Gesundheit der Mitarbeitenden ist in den letzten Jahren in vielen Unternehmen ein wichtiges Thema geworden. Nebst rein präventiven Massnahmen darf aber nicht vergessen werden, dem Umgang mit Absenzen die gebührende Beachtung zu schenken. Eine klare Regelung des betriebsinternen Absenzprozesses ist eine elementare Voraussetzung und hat letztlich auch eine präventive Wirkung.

Autor: Kurt Mettler

Fühlt sich eine Person aus gesundheitlichen Gründen nicht in der Lage, ihrer Arbeit nachzugehen, so hat sie dies dem Arbeitgeber unverzüglich zu melden. Diese Regelung leitet sich aus der Treuepflicht der arbeitnehmenden Person ab. Weniger Selbstverständlichkeit herrscht hingegen bezüglich der Modalitäten einer Absenzmeldung. Ungenau formulierte oder gar fehlende Regelungen der betrieblichen Abläufe führen oft dazu, dass beispielsweise eine SMS-Mitteilung an den Arbeitskollegen – anstelle der telefonischen Benachrichtigung des direkten Vorgesetzten – als genügend angesehen wird. Derartigen Unsitten ist mit einem klar definierten innerbetrieblichen Absenzprozess vorzubeugen. Mit andern Worten muss allen Beteiligten klar sein, wer wann wem was mitzuteilen hat.

Absenzerfassung und Absenzauswertung

Hier bestehen grosse Unterschiede zwischen den einzelnen Unternehmen. Die Bandbreite reicht von einfachen Excel-Tabellen über bereits bestehende Zeiterfassungssysteme bis zu mehr oder weniger innovativen Softwarelösungen. Unabhängig von der gewählten Variante ist es unabdingbar, einen aussagekräftigen Überblick über die Absenzen in einem Unternehmen zu erhalten. Abgesehen von der Absenzquote als solcher ist es wichtig, besondere unternehmensspezifische Auffälligkeiten zu erkennen. Dazu möchte natürlich jeder Arbeitgeber wissen, wo man im Vergleich zu anderen Unternehmen steht.

Erfahrungsgemäss weisen 25 bis 45 Prozent der Mitarbeitenden eines Unternehmens innerhalb eines Jahres keine einzige krankheitsbedingte Absenz auf. Beläuft sich dieser Anteil auf weniger als einen Drittel, ist eine Ursachenforschung angezeigt. Umgekehrt ist es in der Regel ein Zeichen für ein gutes Betriebsklima, je mehr Mitarbeiter nie arbeitsunfähig sind. Wichtig ist, dass diese Mitarbeitenden bei der Analyse der Absenzsituation nicht einfach ausgeklammert werden. Vielmehr gilt es dafür Sorge zu tragen, dass deren hoher Anwesenheitsgrad beibehalten werden kann.

Kurzabsenzen

Eine weitere Auffälligkeit besteht darin, dass jeweils rund 10 bis 15 Prozent der Mitarbeitenden 40 bis 50 Prozent aller Absenzfälle eines Unternehmens „verursachen“. Es lohnt sich daher, die Kurzabsenzen – also insbesondere die Arbeitsunfähigkeiten von 1 bis 3 Tagen – etwas genauer unter die Lupe zu nehmen. In diesem Bereich kämpfen zahlreiche Unternehmen mit relativ hohen Absenzzahlen. Erste Voraussetzung ist auch hier eine klare betriebliche Regelung zum Umgang mit (häufigen) Kurzabsenzen.

Als probates Mittel erweisen sich sogenannte Rückkehrgespräche. Grundsätzlich sind hier also die Führungskräfte zum Handeln gefordert, was jedoch in der Theorie oft einfacher gesagt als in der Praxis dann getan ist. Da bei rund einem Drittel der krankheitsbedingten Absenzen die Situation am Arbeitsplatz oder das Arbeitsumfeld eine wesentliche Mitursache bilden, bleibt auch nach Gesprächen zwischen Vorgesetztem und Arbeitnehmer oft eine gewisse Rat- und Hilflosigkeit zurück. Dies darf aber nicht dazu führen, solche Gespräche nur selektiv zu führen oder gar gänzlich darauf zu verzichten. Vielmehr ist zu überlegen, wie man die Führungskräfte hiefür entsprechend schulen kann und ob man allenfalls einen externen Spezialisten beiziehen will.

Nebst dem Einschnitt in den Betriebsalltag können häufige Kurzabsenzen auch ein Frühwarnindikator für eine potenzielle Langzeitarbeitsunfähigkeit sein. Es zeigt sich nämlich, dass vielen Langzeitfällen eine Phase mit mehrfachen Kurzabsenzen vorausgegangen ist. Umso wichtiger ist es, sich frühzeitig mit der Thematik zu befassen.

Arztzeugnisse

Die Beweispflicht für das Vorliegen einer behaupteten Arbeitsunfähigkeit liegt beim Arbeitnehmer. Häufigstes Beweismittel dazu ist ein entsprechendes Arztzeugnis. Entgegen einer verbreiteten Meinung, gibt es keine gesetzliche Regelung, ab welchem Absenztag ein solches Zeugnis einzureichen ist. Es empfiehlt sich daher, dies im Anstellungsreglement festzuhalten (z.B. ab dem 3. oder 4. Absenztag). Grundsätzlich wäre es auch zulässig, bereits ab dem ersten Absenztag ein Arztzeugnis zu verlangen, was sich aber in der Praxis nicht als besonders sinnvoll erweist. Oft vergessen wird eine Regelung der Frage, wann ein Arztzeugnis beim Arbeitgeber eintreffen muss. Gerade im Hinblick auf die Lohn(fort)zahlung ist es für beide Seiten wichtig, dass der Arbeitgeber möglichst rasch in den Besitz eines Zeugnisses gelangt. Als Faustregel gilt, dass dies spätestens eine Woche nach Beginn der Arbeitsunfähigkeit der Fall sein sollte.

Arbeitgeber und Arzt

Nicht zuletzt im Hinblick auf die Personaleinsatzplanung möchte man als Arbeitgeber die voraussichtliche Dauer einer Arbeitsunfähigkeit möglichst genau wissen. Der naheliegendsten Lösung, nämlich einer Kontaktaufnahme mit dem behandelnden Arzt, stehen aber zwei Hürden im Weg: Einerseits der Persönlichkeitsschutz des Arbeitnehmers, andererseits – in der Praxis sehr gewichtig – die ärztliche Schweigepflicht. Obschon der Arbeitgeber keinen Anspruch auf detaillierte medizinische Informationen hat, darf er beim Arzt um Angaben zur mutmasslichen Arbeitsunfähigkeitsdauer nachfragen. Dabei bietet sich auch die Möglichkeit, den Mediziner über das Belastungsprofil am Arbeitsplatz zu orientieren. Je genauere Informationen der Arzt hat, desto profunder kann er die Arbeits(un)fähigkeit einschätzen.

Beizug eines externen Spezialisten

Stellt man den Arbeitgebern die Frage, ob sie sich nicht schon in einzelnen Absenzfällen professionelle Unterstützung gewünscht hätten, wird dies meistens bejaht. Angesichts der nicht immer deckungsgleichen Interessenlage der Beteiligten, ist die Koordination zwischen Arbeitgeber, Arbeitnehmer/Patient, Arzt und Versicherungen eine anspruchsvolle Aufgabe, die Spezialwissen und Erfahrung voraussetzt.