Buch-Tipp Markus Worch Das kleine E-Mail-Buch Dos & Don\\'ts im E-Mail-Alltag Versus Verlag 978-3-03909-164-5 CHF 24.90 Büchercorner CHF24.90

• Der E-Mail Süchtige ist ein abhängiger E-Mail-Nutzer und ruft praktisch ständig und zwanghaft über alle Kanäle die E-Mails ab. Er empfängt täglich eine grosse Anzahl von E-Mails und outet sich, indem er während des Tages ständig den E-Maileingang kontrolliert, ob neue Post eingetroffen ist. Wenn neue Post eingetroffen ist, lassen die Süchtigen für die Bearbeitung alles liegen und stehen. Selbst an den Wochenenden und in den Ferien checken Sie die E-Mails im Minutentakt – unter diesem Typ befinden sich auch viele Blackberry-Benutzer. Man könnte glauben, dass dieser Typus nicht weit verbreitet ist. Jedoch rund 20 Prozent aller E-Mail-Nutzer gehören zu dieser Gruppe.

Tipp: Fragen Sie sich, wie schnell sie auf ein E-Mail reagieren müssen und zwingen Sie sich, nur maximal dreimal im Tag den Posteingang zu bearbeiten. Schalten Sie alle Benachrichtigungssignale aus. Bearbeiten Sie dann die E-Mails im Block und zu eingeplanten Zeiten.

• Der gestresste E-Mail-Nutzer wird bei seiner Arbeit mit E-Mails bombardiert und hat Probleme, sie zu bewältigen. Er versucht zwar alle E-Mails zu lesen, um die Kontrolle zu behalten, es fehlt aber die Zeit dazu, er wird einfach überrollt von E-Mails.

Tipp: Befördern Sie alle unwichtigen E-Mails per automatischer Regel in einen separaten Ordner und lesen Sie diesen nur, wenn Sie Zeit haben. Versenden Sie weniger E-Mails – denn praktisch jede E-Mail provoziert eine Reaktion. Etablieren Sie im Team E-Mail-Regeln, wie intern das Medium E-Mail genutzt wird.

• Der introvertierte User reduziert die anderen Kommunikationsmittel, zum Beispiel mündlich per Telefon oder das direkte Gespräch auf ein absolutes Minimum. Für ihn ist das E-Mail ein Werkzeug, um auch komplexe und konfliktträchtige Angelegenheiten schnell und einfach zu erledigen.

Tipp: Erledigen Sie alle einfachen Kommunikationsaufgaben per E-Mail, zum Beispiel Informationen anfordern oder weitergeben. Beziehungsaspekte und nonverbale Kommunikation sind bei E-Mail nur wenig ausgeprägt – für komplexere oder konftliktträchtigere Aufgaben sollte man ein reicheres Medium – wie das Telefongespräch oder das persönliche Gespräch wählen.

• Der Profi-Nutzer ist im Umgang mit E-Mails eher entspannt und nutzt diese meist nur während der Arbeit. Er kennt die Vor- und Nachteile der E-Mail-Kommunikation und wendet diese dementsprechend an.

Tipp: Sie beherrschen den Umgang mit E-Mails und kennen die verschiedenen «Fallen ». Sie haben eine gute E-Mail-Kompetenz und behalten den Überblick. Teilen Sie die Erfahrungen anderen Mitarbeitern mit, damit die Kompetenz innerhalb der Firma gelebt wird.

Hier weitere Tipps und Tricks, wie Zeitgewinn erzielt wird:

• Vermeiden Sie möglichst optische und akustische E-Mail-Benachrichtigungssignale. Ertönt das wohlbekannte «Pling» oder erscheint auf dem Bildschirm «Sie haben eine neue Nachricht», will man meist auch wissen, was eingetroffen ist. Gemäss Studien führt dies dazu, dass rund 30 Prozent der Arbeitszeit für das Hin- und Herspringen von Arbeiten vergeudet wird. Besser ist es, E-Mails zu festgelegten Zeiten abzurufen und zu beantworten, beispielsweise morgens, mittags und abends.

• Für E-Mails gilt eine alte Redensart: Weniger ist mehr. In der Alltagspraxis bedeutet dies: Der Absender hat es in der Hand, es dem Empfänger leicht zu machen. Man versendet E-Mails nur, wenn die Information für den Empfänger wichtig und für die Erreichung der Ziele relevant ist. Dabei sollte man besonders vorsichtig sein mit den Funktionen: Cc, Weiterleiten und Antwort an alle.

• Immer nur ein Thema und das Wichtigste zuerst. Für die persönliche Organisation ist es wichtig, dass man pro E-Mail immer nur ein Thema behandelt. Eine E-Mail ist genau umgekehrt aufgebaut wie ein Geschäftsbrief: Im E-Mail steht zuerst, was vom Empfänger verlangt wird, und dann, was die Hintergründe sind. Dabei ist der Inhalt der E-Mail so zu gestalten, dass das Wichtigste immer zuerst kommt.

• Dabei sollte der Text nicht länger als eine Druckseite sein und ein Satz nicht mehr als 15 Wörter beinhalten. Kleine, gut lesbare Absätze von fünf bis sechs Zeilen erleichtern die Lesbarkeit für den Empfänger. Sobald die Angelegenheit kritische Elemente enthält oder ein komplexer Sachverhalt besteht, ist das persönliche Gespräch zu bevorzugen.

• Rund 80 Prozent der E-Mails können innert 5 Minuten bearbeitet, gelöscht oder delegiert werden. Fassen Sie diese E-Mails nur einmal an und alles, was man nicht «bestellt» hat, darf die Aufmerksamkeit nur für Sekunden fesseln, in denen man entscheidet, ob man die E-Mail noch genauer prüfen will. Ansonsten gehört, was für den Arbeitsalltag nicht benötigt, unverzüglich in den Papierkorb.

• E-Mails sind in der heutigen Zeit das wichtigste Informationsmittel und man kommt um die elektronische Post nicht herum. Falls die E-Mail-Bearbeitung zu viel Zeit in Anspruch nimmt, holt man sich professionelle Unterstützung.

Als Absender ist man verantwortlich, was beim Empfänger im Postkorb landet. Somit müssen die Fähigkeiten auf Absenderseite genauso verbessert werden wie auf Empfängerseite. Der Umgang mit dem neuen Medium E-Mail fordert andere, neue Kenntnisse, Fähigkeiten und Methoden. Natürlich wird man die Erkentnisse auch vermehrt lernen können – wie dies mit dem Brief oder Telefon der Fall war.